Cuando se trata de realizar viajes de trabajo, muchas empresas enfrentan problemas a la hora de gestionar las finanzas de procesos como ajustar presupuesto, comprar tiquetes o buscar estadía, lo que termina generando sobrecostos, enredos y estrés. Sin embargo, no hay razón para gastar de más cuando se puede optimizar adecuadamente los recursos, especialmente si el motivo detrás del viaje es de carácter inevitable o imprescindible, como cerrar algún negocio o asistir a un evento importante.
Como lo sugiere Sebastian Plazas, Head of Sales de Rindegastos para Colombia, existen diferentes métodos para ahorrar tiempo y dinero al organizar las cuentas de un viaje de trabajo sin caer en la limitación excesiva ni excediendo el presupuesto pactado. Si lo que quiere es evitar los extremos y tener un viaje productivo y placentero, siga estos consejos:
1. Establezca un calendario de viajes y eventos: dar este paso de manera proactiva le permitirá comprar tiquetes de transporte y hospedajes a un precio más competitivo, con lo cual podría ahorrar una buena cantidad de dinero. Para ello, es clave que revise con antelación —idealmente a principio de año— qué reuniones podrían tener lugar en su ciudad o país y cuáles podrían requerir trasladarse.
2. Incluya un presupuesto adicional en caso de emergencia: muchas empresas con presupuestos cortos suelen brindar viáticos limitados que fuerzan a los viajeros a encontrar maneras de ahorrar dinero a toda costa. Evalúe en qué escenarios usted o sus colaboradores podrían necesitar dinero adicional y cuáles suelen generar gastos extra de manera inevitable, de manera que el objetivo del viaje no se vea truncado por reducir su presupuesto.
3. Sáquele provecho a las herramientas digitales: bien sea porque el viaje surgió de manera repentina o porque su equipo de trabajo no cuenta con suficiente tiempo, plataformas como Rindegastos pueden ayudarle a hacer presupuestos y gestionar viáticos. Esta herramienta, además, le evita cargar recibos o facturas en varias plataformas, digitalizándolas por usted simultáneamente mediante una foto tomada con su celular, para que pueda concentrarse en los objetivos de su viaje y tenga un balance actualizado de los gastos a su regreso.
4. Busque un seguro de viaje que cubra múltiples riesgos: aunque los viajes de trabajo suelen ser cortos y ligeros, existe la posibilidad de perder un vuelo, requerir un día adicional de estadía o sufrir accidentes. Todos estos imprevistos pueden generar gastos imprevistos que resultan más costosos cuanto más urgentes son, sobre todo si incluyen transporte de emergencia o atención médica.
5. Elija destinos estratégicos: siempre que pueda decidir o elegir el punto de encuentro de su viaje, sugiera destinos de negocios que además de ser llamativos, sean económicos y centrales, esto le permitirá reducir costos en comparación con aquellos que por su popularidad son más caros. Por ejemplo, prefiera las ciudades con aeropuertos dentro de la ciudad, para evitar peajes o tarifas adicionales en su transporte o el de sus empleados.
Si bien las características de cada viaje pueden ser distintas, Plazas explica que la idea de gestionar mejor las finanzas previas a un viaje no debe ser reducida a buscar únicamente precios más bajos o acortar sus estadías a tal punto de tener un itinerario apretado. “Algunas empresas creen que es una tarea titánica organizar un viaje de trabajo que sea bueno, bonito y barato, sin saber que esta no siempre es una fórmula exitosa y que, en realidad, todo está en saber optimizar gastos, muchas veces confiando en el poder de la tecnología para encontrar las mejores opciones”, agrega.
Lo mejor de relegar ciertas tareas a la tecnología contable es el poder de la automatización de cálculos y valores. Rindegastos, por ejemplo, permite una conversión automática de los valores que usted pagó en otras divisas a partir de tasas de cambio oficiales, gracias a que la plataforma está conectada con el Banco de la República. Esto garantiza que no haya errores de cálculo con la típica confusión sobre cuál es la tasa correcta a usar, haciendo que viajar al exterior sea práctico y sencillo. Incluso, la app funciona sin internet, lo que es conveniente cuando no se tiene un plan de datos, acceso a roaming internacional o durante un vuelo, permitiendo aprovechar el sistema desde cualquier parte del mundo.
Y si se trata de legalización de documentos a la distancia, una de las principales trabas y reprocesos ocurren cuando se debe esperar una aprobación del otro lado del mundo —o del mismo país—. Con soluciones digitales como Rindegastos, no es necesario esperar a que el líder o jefe de área llegue de regreso para pasar facturas o solicitar un documento que no se ha subido, pues durante el viaje puede confirmar si lo que pidió se puede legalizar o falta algo, todo a través de la plataforma en tiempo real.
Debido a que usualmente los viajes de trabajo están ligados al volumen de trabajo y el tamaño de la empresa, cada equipo suele tener identificado el motivo más recurrente de estos viajes, por lo que es fundamental la planeación anticipada y contar con herramientas que permitan ejecutarlo sin contratiempos, haciendo una experiencia amena antes, durante y después del viaje.
